Dans le cadre de la facturation électronique, la réglementation impose aux émetteurs de factures électroniques de porter certaines mentions obligatoires. En fonction du statut du destinataire de la facture, celles-ci peuvent différer. C’est notamment le cas lorsque le destinataire est un professionnel assujetti à la TVA ou un particulier. Nous vous proposons de découvrir les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures en fonction du statut de votre client.
Qu’est-ce que les mentions CSP et quel est leur rôle sur une facture ?
Les mentions CSP (Code de la Santé Publique) désignent l’ensemble des informations particulières devant obligatoirement être mentionnées sur les factures relatives aux opérations de distribution de médicaments ou de produits de santé.
Elles sont indispensables pour assurer la traçabilité des produits pharmaceutiques commercialisés et garantir des transactions transparentes entre les différents intervenants tels que les fournisseurs, les pharmaciens, les établissements de santé et les autorités de contrôle.Les mentions CSP concernent principalement les entreprises du secteur pharmaceutique telles que les laboratoires, les grossistes répartiteurs et certains distributeurs.
Cependant, elles peuvent également s’appliquer à d’autres professionnels qui vendent ou distribuent des produits identifiés dans le Code de la Santé Publique sur le territoire national.En général, une facture portant des mentions CSP comporte obligatoire des indications spécifiques telles que le numéro d’enregistrement ou d’autorisation du distributeur, le code identifiant du médicament ou du DM (Dispositif Médical), la dénomination commune internationale (DCI) ou commerciale, le numéro de lot ainsi que la date de péremption.L’objectif principal des mentions CSP est d’assurer une lutte efficace contre la contrefaçon, l’erreur de délivrance et plus généralement contre tout acte frauduleux en matière de médicaments et d’DM. Les mentions CSP permettent également d’identifier rapidement les produits pour leur retraits en cas d’incidents.Les mentions CSP jouent donc un rôle crucial dans la sécurisation de la chaîne de distribution du médicament afin d’assurer la santé publique.En apposant obligatoirement ces mentions sur leurs factures, l’entreprise démontre son professionnalisme et sa rigueur dans ses opérations commerciales. Cela rassure les clients ainsi que les autorités en garantissant des transactions conformes et fiables tout en permettant une gestion optimale des stocks et des litiges éventuels.
Mentions CSP : des obligations légales à respecter
Cette obligation est imposée par la réglementation française à tous les opérateurs de l’industrie du médicament et du dispositif médical intervenant dans la fabrication, la distribution ou la vente de médicaments et dispositifs médicaux (article L.5124-17 du Code de la Santé Publique et textes d’application).
Chaque facture doit être accompagnée de mentions permettant d’identifier sans équivoque le produit, le fournisseur et les informations relatives au suivi du lot en question. Les autorités de contrôle (ANSM, ARS…) sont habilitées à vérifier à tout moment la présence et l’exactitude de ces mentions.
C’est pourquoi, les professionnels doivent impérativement intégrer les mentions CSP requises dans leur système de facturation. Il s’agit notamment du numéro d’AMM, code CIP, numéro de lot, date de péremption… Les logiciels de gestion commerciale et facturation sont aujourd’hui largement adaptés pour permettre l’automatisation des mentions obligatoires même si l’intervention humaine reste nécessaire pour éviter toute omission ou erreur, en cas de doute il est recommandé de se référer aux textes réglementaires en vigueur ou de demander conseil auprès d’un expert-comptable spécialisé dans le secteur de la santé.
Les sanctions et les bonnes pratiques pour être en conformité avec les factures
Les professionnels ne respectant pas les obligations en matière de mentions CSP peuvent connaître plusieurs types de sanctions lourdes.
D’un point de vue administratif, l’absence de ces mentions (ou leur mention erronée) sur les factures, expose l’entreprise à des sanctions financières conséquentes, à des rappels de produits, voire à une suspension temporaire ou définitive d’autorisation d’exercer. En cas de contrôle, l’administration peut également contraindre la société à réémettre les documents non conformes ce qui se traduit par une perte de temps, un coût financier additionnel et une atteinte à son image.
Par ailleurs, en cas de conflit avec un client ou un partenaire, le manquement à ces obligations peut affaiblir la position juridique de l’entreprise.
Afin que leurs factures soient conformes aux exigences légales, les entreprises doivent adopter une méthodologie rigoureuse et mettre en œuvre plusieurs mesures clés.
Voici les principales bonnes pratiques :
- Formaliser clairement les étapes de contrôle interne avant l’émission des factures pour repérer le plus en amont possible toute erreur ou omission.
- Sensibiliser et former régulièrement les équipes en charge de la facturation aux évolutions législatives et aux particularités du secteur de la santé.
- Recourir à un logiciel de facturation certifié et mis à jour régulièrement permettant d’intégrer automatiquement les mentions obligatoires et les dernières normes en vigueur.
- Réaliser des audits réguliers, internes ou externes, sur la conformité des documents émis afin de faire un état des lieux et trouver des pistes d’amélioration.
- Mettre en place un système de traçabilité documentaire solide incluant l’archivage sécurisé et organisé des factures pendant le délai légal de conservation.
- Assurer une veille réglementaire permanente pour anticiper tout changement dans la législation applicable et pouvoir adapter rapidement vos processus en conséquence.
- Impliquer l’ensemble des parties prenantes (comptabilité, juridique, service commercial…) dans la gestion et le contrôle des factures.
En adoptant ces bonnes pratiques, les entreprises seront davantage préparées aux contrôles administratifs, réduiront les risques juridiques et financiers liés à la non-conformité, et préserveront la confiance de leurs clients et partenaires. Une démarche proactive en matière de conformité est le reflet d’un gage de sérieux et pérennité dans un environnement réglementaire exigeant comme celui du secteur de la santé.
