Et si la domiciliation d’entreprise faisait toute la différence dans l’image de votre société aux yeux de vos partenaires commerciaux et clients potentiels ?
En offrant une adresse d’exception ou à forte valeur ajoutée, elle contribue à soigner l’image de marque et le fonctionnement administratif efficace d’une entreprise. Et cette pratique, qui n’est pas qu’une simple formalité, est aujourd’hui devenue un véritable levier pour les entrepreneurs souhaitant maximiser leur crédibilité et leur efficacité opérationnelle.
Une obligation de domiciliation étroitement liée à la fonction de l’adresse
La domiciliation est une étape incontournable pour toute entreprise (SAS, SA, SARL…) quelle que soit sa forme (entreprise individuelle ou micro entreprise).
Elle doit être réalisée avant même l’immatriculation de l’entreprise car c’est elle qui détermine l’adresse administrative officielle de la société. Cette adresse impacte directement la juridiction géographique de votre entreprise, et donc les tribunaux et administrations dont elle dépendra.
L’adresse de domiciliation n’est pas une simple formalité. Elle doit obligatoirement figurer sur tous les documents émis par votre entreprise : factures, contrats…mais elle sert également d’adresse de réception du courrier envoyé par les clients. De ce fait, elle doit apparaître sur le site internet de votre société ainsi que dans tout business plan.
Par ailleurs, l’adresse choisie peut avoir une réelle influence sur l’image de marque de votre entreprise et donc sur la perception qu’en auront vos clients et partenaires. Pour trouver les offres de domiciliation d’entreprise les moins chères, vous pouvez consulter des comparateurs en ligne.
Comment choisir une adresse et domicilier son entreprise ?
Vous envisagez de domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle ?
Sachez qu’il existe des conditions à respecter pour pouvoir le faire. Ainsi, l’adresse utilisée doit être à la fois l’adresse administrative de la société et le lieu d’exercice.
Par ailleurs, si vous êtes locataire ou propriétaire du logement, il est impératif de vous assurer qu’il s’agit bien de votre résidence principale et de vérifier que les clauses du bail, le règlement de copropriété ainsi que les règles d’urbanisme ne s’opposent pas à cet exercice.
De plus, plusieurs éléments sont à prendre en compte afin d’éviter tout risque ultérieur.
Afin de domicilier votre entreprise en toute légalité, il est important de :
- Vous renseigner sur la réglementation applicable dans votre commune quant aux activités professionnelles exercées à domicile.
- Vous rapprocher d’un avocat ou d’un expert-comptable afin de vous assurer que la domiciliation ne contrevient pas à la législation fiscale.
- Informer par lettre recommandée avec accusé de réception (AR) votre bailleur ou le syndicat des copropriétaires, en indiquant la nature de l’activité professionnelle que vous souhaitez exercer.
- Apposer sur toutes les documents concernant le logement (factures, courriers…) le nom de la société qui domiciliera son siège social à votre adresse personnelle.
- Consulter les clauses du bail afin de vous assurer qu’elles n’interdisent pas expressément l’exercice d’une activité professionnelle au domicile.
- Vérifier que votre contrat “habitation” comporte une garantie travail à domicile et si nécessaire compléter ce dernier par une assurance professionnelle correspondant aux risques liés à l’activité exercée.
Ainsi, il est préférable d’entretenir des relations cordiales avec votre bailleur et le syndicat des copropriétaires afin d’assainir au maximum la situation et garantir une parfaite transparence quant à l’utilisation des lieux.
En effet, cela permet d’éviter un éventuel conflit quant à la prise en location d’un logement que vous occupez déjà dans un cadre professionnel.
Choix du local et types de contrats
Pour certaines entreprises, louer un local destiné à l’activité peut s’avérer une solution pertinente.
L’emplacement de ce local est déterminant pour la réussite de l’entreprise. Le loyer ne doit idéalement pas dépasser 8 % du chiffre d’affaires hors taxes pour rester viable économiquement.
Le choix du local doit tenir compte de l’environnement commercial de proximité, du type de commerces environnants, de l’accessibilité, mais aussi de la visibilité de la vitrine. Si vous louez un local à des fins professionnelles, un contrat spécifique doit être établi. Il peut s’agir d’un droit au bail si vous achetez un fonds de commerce. Vous pouvez également louer un fonds de commerce si le propriétaire n’exploite pas son enseigne en signant avec lui un contrat de location-gérance.
Choisir son cabinet de domiciliation : les critères à prendre en compte
Les entreprises qui souhaitent simplifier leur gestion administrative peuvent se tourner vers un cabinet de domiciliation.
En plus d’une adresse, ce type de centre d’affaires peut proposer une multitude de services (à la carte) comme la gestion du courrier, la mise à disposition d’un standard téléphonique, ou encore des espaces de travail.
Pour garantir la légalité et la fiabilité du service proposé, il est important de sélectionner un domicileur disposant de l’agrément préfectoral. Délivré par la Préfecture, cet agrément est requis depuis 2012 pour toute formalité auprès du greffe du Tribunal de commerce. C’est d’ailleurs ce même greffe qui délivre l’extrait Kbis de votre société. Un bon cabinet devrait également disposer de salles de réunion confidentielles et bien équipées pour accueillir vos clients et organiser vos réunions professionnelles.
Prenez le temps de visiter le centre de domiciliation afin de vous assurer que les lieux sont conformes aux normes et agréables. Vérifiez également l’existence d’une bonne organisation pour le tri et l’expédition du courrier.
Enfin, choisir un cabinet qui propose des services complémentaires comme la permanence téléphonique ou la mise à disposition d’espaces de bureaux peut être très appréciable.
Solutions alternatives : coworking et pépinières d’entreprises
Les espaces de coworking sont une solution séduisante pour les entrepreneurs désireux de partager un local professionnel avec d’autres sociétés.
Ce mode de travail est compatible avec une multitude d’activités et permet notamment d’encourager les échanges entre différents professionnels.
Les pépinières d’entreprises proposent, en plus d’un local de travail, un accompagnement de type coaching pour les jeunes entreprises. Ces structures dédiées à l’hébergement des jeunes entreprises offrent un hébergement pouvant aller jusqu’à 48 mois, un équipement commun et un réseau de partenaires afin de favoriser le développement de votre entreprise
Pour rejoindre une pépinière d’entreprise, il faut généralement constituer un dossier de candidature et de projet à présenter devant un comité (technique, d’engagement…). En cas d’acceptation, vous signerez une convention et un contrat de bail précaire (de 6 mois à 24 mois en fonction des structures)pour louer les locaux proposés au sein de la pépinière. Le loyer moyen est compris entre 100 € et 300 € du m².
Quels sont les services proposés et à quels tarifs ?
Si l’adresse administrative est le service phare que les sociétés de domiciliation proposent, elles offrent une multitude d’autres services : gestion du courrier, accueil téléphonique … Les tarifs de domiciliation s’échelonnent généralement entre 10 € et 100 € HT par mois selon l’adresse choisie et le statut juridique de la société.
A noter que certains services annexes (réexpédition ou numérisation du courrier, ligne téléphonique dédiée…) sont facturés en supplément. Pour cette raison, il est important de veiller à la durée d’engagement (généralement 3 mois minimum) et au préavis de résiliation.
Pour choisir la société de domiciliation qui vous convient le mieux, il est essentiel de comparer les offres. Pour cela, établir un tableau comparatif des critères importants pour chaque société peut être une aide précieuse.
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