Le livre de paie n’est plus un document obligatoire en France depuis le 1er août 1998. Jusqu’à cette date, l’ancien article L. 143-5 du Code du travail imposait d’y reproduire les mentions portées sur les bulletins de paie ; l’article 8 de la loi n° 98-546 du 2 juillet 1998 a supprimé cette obligation et lui a substitué la conservation, par l’employeur, d’un double des bulletins de paie.
Le terme reste néanmoins utilisé dans les logiciels de paie pour désigner un état récapitulatif regroupant les informations essentielles des fiches de paie des salariés. Ce document facultatif prend généralement la forme d’un fichier numérique pouvant être affiché, imprimé ou exporté depuis un logiciel de paie.
Livre de paie : quel est son statut aujourd’hui ?
Une entreprise peut continuer à produire un livre de paie pour ses besoins de gestion, mais aucune disposition du Code du travail ne lui impose de le faire. Depuis le 1er août 1998, l’obligation légale porte sur les doubles des bulletins de paie : selon l’article L. 3243-4 du Code du travail, l’employeur doit les conserver pendant cinq ans, qu’il s’agisse de doubles papier ou de bulletins remis sous forme électronique.
Le registre unique du personnel constitue une obligation distincte et ne remplace pas, à proprement parler, les informations de rémunération de l’ancien livre de paie. Les articles L. 1221-13 à L. 1221-15 du Code du travail imposent sa tenue dans tout établissement employant des salariés et sa mise à disposition du comité social et économique ainsi que des agents chargés du contrôle du droit du travail et de la sécurité sociale.
Contenu du livre de paie
Le contenu d’un livre de paie utilisé volontairement dépend désormais du logiciel et des besoins de l’entreprise, puisqu’il n’existe plus de modèle légal. Il prend fréquemment la forme d’un récapitulatif mensuel ou annuel de tous les éléments concernant la paie, avec des données détaillées par salarié et des cumuls sur la période sélectionnée.
On peut notamment y retrouver le nombre d’heures travaillées, le salaire brut, le net versé, les cotisations et contributions sociales, les congés payés, les commissions, les heures supplémentaires et les heures d’absence. Les logiciels peuvent également faire apparaître certaines données du dossier salarié, comme l’adresse, la fonction ou la qualification professionnelle.
Ces informations servent notamment à analyser la masse salariale, contrôler les cumuls de paie ou rechercher une anomalie avant une clôture. Leur présence dans un état intitulé « livre de paie » ne leur confère toutefois aucune valeur réglementaire particulière : les obligations de conservation restent attachées aux documents prévus par les textes, notamment les bulletins de paie et le registre unique du personnel.
Quelles obligations de conservation subsistent ?
- Bulletins de paie : l’employeur conserve un double pendant cinq ans conformément à l’article L. 3243-4 du Code du travail.
- Registre unique du personnel : les mentions concernant un salarié ou un stagiaire sont conservées pendant cinq ans à compter de son départ de l’établissement, conformément à l’article R. 1221-26 du Code du travail.
- Contrôle : le registre unique du personnel doit pouvoir être présenté aux agents compétents. Les agents des organismes de recouvrement peuvent également exiger la communication des doubles des bulletins de paie en application de l’article L. 243-12 du Code de la sécurité sociale, notamment dans le cadre d’un contrôle de l’URSSAF.
Livre de paie, journal de paie et registre unique du personnel : quelles différences ?
| Document | Contenu | Obligatoire ? | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Livre de paie | État récapitulatif des éléments de paie : salaires, heures, cotisations, congés, commissions, absences et autres cumuls selon le logiciel. | Non depuis le 1er août 1998. | Aucune durée légale spécifique pour un livre de paie produit volontairement. Les documents dont sont issues les données restent soumis à leurs propres délais. |
| Journal de paie | Écritures comptables relatives à la paie, avec notamment les comptes débités ou crédités, les libellés et les montants. | Un journal séparé spécifiquement intitulé « journal de paie » n’est pas imposé. Les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise doivent en revanche être enregistrées chronologiquement en comptabilité. | 10 ans lorsqu’il constitue un document comptable ou un journal auxiliaire, conformément à l’article L. 123-22 du Code de commerce. |
| Registre unique du personnel | Identité des salariés, ordre des embauches, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie et autres mentions réglementaires. | Oui, dans tout établissement employant des salariés. | 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire. |
Différences avec le journal de paie
Le journal de paie est un document comptable alors que le livre de paie est aujourd’hui un état de gestion facultatif. Le journal retrace chronologiquement les écritures générées par la paie : chaque écriture comporte notamment une date, des numéros de comptes, un libellé et les montants enregistrés au débit ou au crédit.
Le Code de commerce n’impose pas la création d’un journal auxiliaire portant précisément le nom de « journal de paie ». Il impose en revanche aux commerçants l’enregistrement chronologique des mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise, selon l’article L. 123-12 du Code de commerce. Une entreprise peut donc regrouper ses écritures de salaires dans un journal auxiliaire de paie puis les centraliser dans sa comptabilité.
Que change la paie dématérialisée ?
Les bulletins et états de paie sont aujourd’hui fréquemment conservés dans le logiciel de paie, un système d’archivage électronique ou un service sécurisé de mise à disposition ; le passage au numérique ne supprime pas l’obligation de l’employeur de conserver les doubles des bulletins pendant cinq ans.
Pour les bulletins remis sous forme électronique, l’article D. 3243-8 du Code du travail impose en outre à l’employeur d’en garantir la disponibilité pour le salarié soit pendant cinquante ans, soit jusqu’à ce que celui-ci atteigne l’âge prévu par le texte, augmenté de six ans, ce qui correspond actuellement à 75 ans.
Questions fréquentes sur le livre de paie
Le livre de paie est-il obligatoire ?
Non. L’obligation de tenir un livre de paie a été supprimée à compter du 1er août 1998 par la loi n° 98-546 du 2 juillet 1998. Une entreprise peut continuer à générer cet état depuis son logiciel de paie, mais elle le fait pour ses besoins de gestion et non pour satisfaire une obligation du Code du travail.
Quelle difference entre livre de paie et journal de paie ?
Le livre de paie regroupe les données individuelles et les cumuls issus des bulletins de salaire, tandis que le journal de paie traduit ces opérations sous forme d’écritures comptables avec des comptes, des libellés, des débits et des crédits. La production d’un état appelé livre de paie ou d’un journal auxiliaire spécifiquement appelé journal de paie n’est pas obligatoire en elle-même.
Combien de temps conserver les bulletins de paie ?
L’employeur doit conserver un double de chaque bulletin de paie pendant cinq ans, sur support papier ou électronique, conformément à l’article L. 3243-4 du Code du travail. Cette durée ne doit pas être confondue avec la durée pendant laquelle un bulletin électronique doit rester accessible au salarié, qui relève de règles spécifiques de disponibilité.
