Le traitement des documents RH n’est plus aujourd’hui limité à l’archivage physique ou à la numérisation des dossiers salariés. L’augmentation des échanges sensibles et la complexification du cadre réglementaire obligent les entreprises à garantir la sécurité, la traçabilité et l’accessibilité de l’ensemble de leur documentation RH. MyPeopleDoc place ces enjeux au cœur d’une plateforme dédiée, conçue pour répondre aux exigences de confidentialité et d’efficacité du secteur.
Gestion documentaire RH : quels enjeux et quelle évolution numérique ?
Aujourd’hui, la gestion documentaire RH est en pleine évolution.
Les professionnels des ressources humaines voient leur charge de travail considérablement augmentée en raison de la nécessité de traiter, trier, supprimer et classifier une foule de documents. Cette complexité administrative grignote le temps qui devrait être consacré au cœur du métier RH, celui de l’humain. Pour gagner ces heures perdues et éviter les oublis, il devient essentiel de se tourner vers des logiciels ad hoc.
Cette évolution constitue un véritable défi pour les entreprises comme pour les salariés, alors que la dématérialisation tend à devenir la règle.
Ainsi, en France, 70% des entreprises ont déjà commencé cette mutation et sont à la recherche de solutions pour s’équiper d’outils permettant d’assurer la conservation sécurisée de ces documents. MyPeopleDoc en est un bon exemple : créée en 2007 puis rachetée par Ultimate Software en 2018 avant d’intégrer UKG en 2020, cette solution a évolué pour compter aujourd’hui plus de 12 000 clients et générer 3 milliards de dollars annuels.
La dématérialisation des documents RH — contrats, fiches de paie, pièces administratives… — assure une conservation et une organisation facilitées. Elle permet également d’importantes économies sur le plan spatial comme temporel. En réduisant l’utilisation du papier et des ressources matérielles nécessaires à l’impression ou au stockage physique des données, elle améliore durablement l’empreinte écologique des entreprises tout en offrant une performance accrue et un gain de temps significatif.
Qu’est-ce que mypeopledoc et comment ça marche ?
MyPeopleDoc est une solution novatrice de gestion des ressources humaines, conçue en 2008 pour améliorer la gestion documentaire des RH.
La plateforme cloud est aujourd’hui utilisée par de grandes entreprises comme Bouygues Telecom, Canal +, Starbucks France ou Total. Avec 4 millions d’utilisateurs, la solution est accessible sur ordinateur, tablette et smartphone.
La réduction de l’utilisation du papier s’inscrit parfaitement dans les engagements RSE des entreprises, et constitue donc un atout éthique. Dématérialiser les documents RH à travers les coffres-forts électroniques devient ainsi un objectif. MyPeopleDoc met à disposition de chaque utilisateur un coffre-fort électronique de 10 Go qui garantit la conservation des documents RH (contrat de travail, facture, fiche de paie…) pendant 50 ans. Tous les formats courants sont acceptés (PDF, image, document texte), et l’interface se veut intuitive et personnalisable. Avec un accès permanent 24/7 via le navigateur ou l’application mobile, les collaborateurs peuvent retrouver à tout moment leurs documents importants.
MyPeopleDoc est le leader européen de la digitalisation des documents RH dans le cloud, et n’est accessible qu’aux entreprises qui proposent cette solution à leurs salariés. Les utilisateurs finaux sont les collaborateurs et tous ceux qui gèrent les documents RH : gestionnaires RH internes ou externes, anciens salariés ou partenaires… La prise en main du logiciel est simple avec une inscription en ligne suivie d’une demande d’invitation puis du code d’activation envoyé après validation par l’employeur. Chacun peut alors archiver et retrouver ses certificats de travail, courriers professionnels ou bulletins de paie… Les utilisateurs ont même la garantie d’un accès à vie à leur coffre-fort électronique MyPeopleDoc même en cas de rupture de contrat.Chaque entreprise étant différente, il peut être utile d’aborder le cas concret de la Société Innovante pour montrer comment cette solution leur a permis d’améliorer les choses significativement. Facilement connectable avec tout logiciel dédié aux ressources humaines comme ceux utilisés pour l’approvisionnement ou la paye grâce aux API robustes permettant de personnaliser et étendre les fonctionnalités du produit MyPeopleDoc.De quoi proposer un environnement adapté à votre entreprise !
Sécurité, confidentialité et conformité réglementaire
MyPeopleDoc est la solution qui offre le plus de sécurité juridique avec ses fonctionnalités d’horodatage, de signature, et d’identification de l’expéditeur.
La protection des données personnelles est une priorité, et les documents sensibles sont traités en toute confidentialité. Tous les documents sont archivés par la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo, gage de sérieux.
Tout coffre-fort numérique qui se respecte doit répondre à quatre critères essentiels : sécurité, accessibilité, authentification forte et sauvegarde régulière des données. MyPeopleDoc utilise des technologies de cryptage avancées et des protocoles d’authentification rigoureux tout en restant facilement accessible via Internet ou via d’autres outils. Toutes nos solutions sont conformes aux normes internationales ( RGPD ) et tous nos protocoles de sécurité sont régulièrement mis à jour.
La transparence et la protection des données sont des engagements que nous prenons très au sérieux. MyPeopleDoc investit dans des technologies prioritaires pour garantir votre confidentialité et renforcer votre confiance. Notre stratégie de sécurité repose sur le chiffrement avancé, l’authentification à deux facteurs, ainsi que sur des serveurs certifiés ISO 27001 hébergés uniquement en France. Nos mesures incluent un contrôle d’accès rigoureux, une sauvegarde automatique régulière, une protection spéciale pour les données sensibles (bulletins de paie, contrats de travail) etc. Aujourd’hui plus de 3000 entreprises françaises comme le CHRU de Nancy nous font confiance pour gérer leurs documents RH en toute sécurité.
Caractéristiques clés et expérience utilisateur
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc met à votre disposition des outils complets pour faciliter la gestion des documents RH, tout en assurant sécurité et simplicité d’utilisation.
Pour mieux comprendre ses principaux atouts, voici les fonctionnalités qui font la différence :
- Grande capacité de stockage : Jusqu’à 10 Go par utilisateur, avec une limite de 250 Mo par fichier, idéal pour conserver autant de documents que vous le souhaitez y compris des fichiers lourds comme des vidéos ou des présentations.
- Nommage et classement personnalisés : Renommez, taguez et classez vos documents afin de les retrouver rapidement grâce à notre puissant moteur de recherche.
- Notifications automatiques : Recevez un mail lors de l’ajout ou d’une modification d’un document. Vous êtes ainsi alerté en temps réel et la communication est transparente.
- Historique détaillé : Consultez toutes les actions effectuées sur un document. Vos utilisateurs ont un suivi complet des accès, modifications et suppressions. Indispensable pour vos audits réglementaires.
- Distribution automatisée : Envoi programmé des documents RH avec horodatage précis. Un gain de temps appréciable pour vos services administratifs.
- Archivage sécurisé : Données cryptées au repos et pendant le transit, sauvegardes régulières, procédures strictes de suppression sécurisée…
- Interface intuitive : Notre design ergonomique a été plébiscité pour sa simplicité. Une prise en main immédiate même pour les plus technophobes de vos équipes.
- Accès flexible et sécurisé : Vos utilisateurs peuvent consulter et télécharger leurs documents à tout moment via un lien d’invitation sécurisé et une authentification renforcée.
- Support interactif dédié : Nous vous assistons dans vos démarches et apportons une réponse rapide à toutes vos questions.
- Intégration transparente : Notre solution est compatible avec la plupart des systèmes RH du marché. Une gestion centralisée, intelligente et sécurisée de vos données.
- Évolution continue : De nouvelles fonctionnalités font leur apparition régulièrement. Signature électronique intégrée, partage sécurisé …
Toutes ces caractéristiques s’inscrivent dans une vision innovante et tournée vers l’avenir. Nous avons notamment des projets ambitieux : dans un avenir proche, nous intégrerons un assistant numérique intelligent capable d’automatiser certaines tâches administratives pour libérer du temps aux équipes RH. Nous prévoyons également d’augmenter progressivement nos capacités de stockage afin d’accompagner la croissance de nos clients. Car cette solution est bien plus qu’un simple outil : elle constitue un véritable levier de performance au service des ressources humaines.
Les bénéfices pour les entreprises et les salariés
L’utilisation de MyPeopleDoc permet une vraie optimisation de la productivité des services RH qui peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier, l’accès rapide et sécurisé aux documents supprimant le transport de dossiers physiques et le temps consacré lors des contrôles ou demandes de manière significative.
Les entreprises sont en phase avec les valeurs du zéro papier puisque l’archivage est confié à des experts. Les processus RH s’en trouvent simplifiés, avec à la clé une baisse pouvant atteindre 40% des coûts administratifs et un gain de temps considérable. L’automatisation, la centralisation et l’intégration avec d’autres outils grâce à des API performantes sont autant d’atouts.
Les salariés, pour leur part, accèdent en permanence et facilement à leurs documents, y compris après un changement d’entreprise. BTP Consultants a ainsi enregistré un taux d’adhésion de 83% dès le premier mois avec sa solution – gratuite pour les employés -, permettant un gain de place et de temps dans la gestion des documents personnels pour les uns comme pour les autres. Les entreprises ont également vu leurs frais de consommables bureautiques diminuer.
La centralisation des processus administratifs favorise le partage d’informations entre différents services, tandis que la simplicité d’utilisation et l’impact écologique sont régulièrement mis en avant dans les commentaires laissés par les utilisateurs. Les modèles tarifaires, à partir de 3€ par mois et par utilisateur, sont personnalisables en fonction des besoins des grandes entreprises.
Quelles sont les limites de mypeopledoc et quelles évolutions sont envisageables ?
Bien que MyPeopleDoc ait beaucoup d’atouts, certaines limites doivent néanmoins être relevées : 10 Go par utilisateur maximum, l’impossibilité de déposer des fichiers de plus de 250 Mo, etc.
De plus, la création d’un compte n’est pas libre et doit obligatoirement passer par une invitation de l’employeur.
Enfin, les entreprises intéressées n’ont pas accès aux prix en ligne et devront donc contacter le service commercial pour obtenir un devis.
Certaines personnes évoquent également une certaine lassitude face aux mises à jour fréquentes du logiciel qui peuvent déstabiliser les utilisateurs non avertis.
Par ailleurs, il est difficile d’évaluer la satisfaction globale des utilisateurs, car peu d’avis détaillés sont disponibles sur internet.
Les perspectives d’évolution des coffres-forts numériques RH semblent cependant très prometteuses. Avec l’émergence de nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle ou la blockchain, la sécurité et la gestion des documents pourraient encore être renforcées. L’innovation est primordiale pour explorer de nouvelles pistes en matière de gestion des ressources humaines.
Ainsi, MyPeopleDoc affiche un développement constant et enrichit régulièrement son offre (signature électronique, partage sécurisé…).
Parmi les évolutions à venir on trouve notamment un assistant numérique ou encore plus de capacités de stockage. En somme, l’objectif est toujours d’offrir des solutions performantes répondant aux attentes des entreprises.Même si une version gratuite existe, les prix restent adaptables selon la taille et les besoins propres à chaque entreprise, avec toujours la possibilité d’obtenir des réductions en fonction du volume ou des services utilisés.
