En milieu professionnel, de nombreuses entreprises font face à des retards de paiements de la part de leurs clients et partenaires. Face à cette situation, les responsables financiers au sein des entreprises sont dans la panique et ne savent pas comment faire. Or il existe de nombreuses méthodes efficaces pour relancer efficacement un client ou un partenaire débiteur. Mais quelles sont ces méthodes ? Comment relancer convenablement un débiteur ?
Mettre en place des actions préventives
Il n’est pas du tout agréable d’être confronté à des clients débiteurs. C’est une situation qui met en mal les entreprises, surtout celles de petite taille. Face à cette situation, les responsables d’entreprises ont tendance à s’emporter et à crier sur le débiteur. Mais agir ainsi serait une erreur et le client risque d’être frustré.
Aussi, un responsable d’entreprise qui agit ainsi risque de donner une mauvaise image de son entreprise et de perdre par la même occasion le client. En effet, le retard de paiement de certains clients est juste dû à l’oubli. Pour optimiser alors vos chances d’être payés à bonne date, il serait idéal de mettre en place un bon plan de relance de paiement à titre préventif.
Avant l’échéance, le responsable chargé des recouvrements doit appeler le client ou lui envoyer un courrier à titre de rappel. Il est recommandé de le faire au moins deux fois avant les échéances. Cette démarche permet d’être sûr que le client n’oubliera pas l’échéance.
Relancer le client par appel téléphonique
La relance téléphonique est l’une des meilleures méthodes pour relancer un débiteur. En effet, en matière de recouvrement, il est toujours mieux d’établir un contact direct avec le client. L’objectif n’est pas de retenir le client pendant des heures au téléphone. Il faut donc être direct et précis.
Présentez-vous à votre interlocuteur et rappelez- lui que l’échéance est passée et que vous êtes dans l’attente d’être payé. La relance téléphonique se fait généralement cinq jours après l’échéance. Si après cette première relance le client ne réagit toujours pas, alors une deuxième relance téléphonique peut être effectuée pour amener le client à réagir. Attention à ne pas se laisser emporter. Gardez votre calme et adressez-vous à votre interlocuteur avec courtoisie et politesse.
Relancer le client par écrit
Si les différentes relances téléphoniques n’ont rien donné, il faut alors passer à la lettre de relance. À travers cette lettre, rappelez une fois encore à votre destinataire qu’il vous doit de l’argent et qu’il doit vous payer. La lettre de relance est un véritable moyen de pression sur votre débiteur. Vous pouvez en effet l’utiliser comme preuve pour réclamer des pénalités de retard comme le prévoit l’article L 441-6 du Code de Commerce.
Si malgré la lettre de relance vous n’avez toujours pas gain de cause, envoyez à votre destinataire cette fois-ci une lettre d’avertissement. À travers cette dernière, notifiez au client débiteur que vous serez dans l’obligation de faire appel à un mandataire de recouvrement vu qu’il ne réagit pas malgré toutes vos tentatives de recouvrement. Cette lettre pourra l’effrayer et le pousser cette fois-ci à l’action.
La mise en demeure en dernier recours
Si toutes vos tentatives pour rentrer en possession de votre argent échouent, alors n’hésitez pas à adresser à votre client une lettre de mise en demeure. C’est l’ultime chance que vous pouvez lui accorder pour gérer la situation à l‘amiable.
Aussi vous n’êtes pas obligé d’envoyer une lettre d’avertissement avant d’adresser une lettre de mise en demeure à votre débiteur. S’il ne saisit pas l’occasion pour solder ses dettes, vous pouvez alors engager contre lui des poursuites judiciaires. La lettre de mise en demeure doit être écrite et expédiée par un avocat.
