L’emménagement dans un nouveau bureau marque souvent le début d’une nouvelle étape dans l’évolution d’une entreprise. Un déménagement sans heurts et sans problèmes est donc crucial pour le bon démarrage de cette nouvelle période de la vie de l’entreprise et pour sa progression future.
Réfléchir à l’organisation d’un déménagement, quel qu’il soit, peut être un moment très stressant dans notre vie. En fait, certains experts affirment que cela peut être équivalent au stress d’une séparation ou du décès d’un être cher.
Le processus de déménagement d’une entreprise est quelque peu différent de celui d’un domicile. La mise en œuvre du plan de déménagement d’une entreprise peut s’avérer compliquée si une série d’aspects fondamentaux ne sont pas pris en compte. Le plus important est la planification pour éviter la perte de productivité. Il faut établir un plan des étapes à suivre, dans lequel sont déterminées par écrit toutes les tâches à accomplir et les personnes chargées de les réaliser. Il est préférable de planifier le plan de déménagement plusieurs mois à l’avance, en organisant des réunions avec toutes les personnes concernées par le processus.
Voici comment planifier un déménagement de bureau et assurer la réussite de la transition de votre entreprise.
Trois à six mois avant le déménagement des bureaux
- Déterminez le calendrier et l’échéancier de votre projet de déménagement de bureaux – Décidez de la date à laquelle vous souhaitez que l’ensemble de votre personnel et de votre matériel quitte vos locaux actuels et établissez un calendrier de déménagement détaillé avec toutes les tâches à accomplir avant cette date (ainsi que les délais appropriés pour leur réalisation) ;
- Trouver un nouvel emplacement d’affaires convenable – tenez compte de la zone où vous voulez que votre nouveau bureau soit situé, du type de bâtiment qui sera le plus approprié à vos besoins, de la superficie nécessaire ;
- Distribuez les tâches et les responsabilités – Discutez du déménagement à venir avec vos employés et attribuez des tâches et des responsabilités individuelles à chaque membre de votre équipe. Veillez à ce que chacun sache ce que l’on attend de lui et comment s’acquitter de ses tâches de manière efficace et en temps voulu. Il est judicieux de désigner des coordinateurs du déménagement au sein de chaque service et d’organiser des réunions hebdomadaires de coordination du déménagement pour suivre l’avancement des travaux et discuter des problèmes potentiels ;
- Faites un inventaire détaillé de vos meubles et équipements de bureau existants et décidez des articles à emporter dans votre nouveau lieu de travail et de ceux à vendre ou à mettre hors service ;
- Établissez un budget préliminaire de relocalisation – tenez compte des coûts de déménagement de votre bureau et établissez un plan financier initial pour votre prochaine relocalisation ;
- Dressez une liste de toutes les personnes, entreprises, institutions, organisations, etc. qui doivent être informées de votre nouvelle adresse.
Deux mois avant le jour du déménagement
- Créez un plan détaillé de vos nouveaux locaux, commandez le mobilier, l’équipement et la signalétique nécessaires, et planifiez le câblage ;
- Planification de la mise en réseau et des télécommunications – prenez contact avec vos fournisseurs de réseau et de téléphonie (choisissez-en de nouveaux si nécessaire), coordonnez le déménagement des serveurs, assurez-vous de l’accès à Internet dans vos nouveaux locaux, obtenez de nouveaux numéros de téléphone ou déplacez les anciens ;
- Changez votre adresse professionnelle auprès de votre banque, vos fournisseurs d’assurance, vos vendeurs, vos abonnements, de votre nouveau lieu d’activité ;
- Examinez votre bail existant pour connaître les exigences et les conditions de restitution de l’espace actuel au propriétaire et prenez les mesures qui s’imposent ;
- Déterminez si votre équipement de bureau nécessite des déménageurs spécialisés ou des fournisseurs agréés pour le déplacer ;
- Engagez des déménageurs de bureau fiables et expérimentés – Faites des recherches sur les entreprises de déménagement de bureau dans votre région (demandez des recommandations à d’autres entreprises qui ont récemment déménagé, lisez les avis sur les déménagements, visitez les sites Web de différents déménageurs, vérifiez les informations relatives à la licence des entreprises, vérifiez l’historique de leur service clientèle, etc.), obtenez des devis de déménagement de bureau de trois ou quatre entreprises réputées qui semblent répondre le mieux à vos besoins, comparez les offres et choisissez les bons déménageurs de bureau pour vous ;
- Souscrivez une assurance déménagement appropriée pour vos appareils électroniques sensibles, vos œuvres d’art délicates et les objets de valeur de votre entreprise ;
- Commencez à organiser des réunions hebdomadaires de coordination du déménagement avec vos employés pour confirmer que les délais sont respectés et que les rôles et responsabilités sont correctement compris.
Un mois avant la date du déménagement
- Transférez les services publics – Faites en sorte que les services publics de votre ancien bureau soient débranchés le lendemain de votre déménagement (sauf accord contraire avec votre propriétaire) et que ceux de votre nouveau lieu de travail soient mis en service le jour de l’emménagement ;
- Annoncez le déménagement du bureau – Créez une campagne de relations publiques avec des communiqués de presse pour informer le public de votre nouveau lieu de travail (le cas échéant) et envoyez des lettres à tous vos partenaires commerciaux et à vos principaux clients pour les informer de votre nouvelle adresse. Modifiez le site Web de votre entreprise pour qu’il reflète le nouvel emplacement du bureau et les nouveaux numéros de téléphone ;
- Créez des directives d’emballage et décidez d’un système d’étiquetage – Organisez une réunion pour discuter de vos préparatifs de déménagement avec vos employés et assurez-vous que chacun connaît les méthodes d’emballage et les codes d’étiquetage appropriés ;
- Inventoriez et étiquetez tous les meubles, équipements et fournitures de bureau qui seront transférés dans votre nouveau lieu de travail. Décidez de ce que vous allez faire du reste – quels sont les vieux articles de bureau que vous aimeriez vendre ou donner, ceux que vous devez recycler ou jeter, etc ;
- Rassemblez les fournitures nécessaires au déménagement du bureau (à moins que vous n’ayez engagé des emballeurs professionnels pour préparer vos articles au déménagement) ;
- Commencez à archiver les vieux dossiers ;
- Commandez du nouveau papier à lettres et des cartes de visite ;
- Déterminez les procédures de sécurité pour le déménagement – soyez très prudent avec les informations personnelles, les données de l’entreprise, les documents importants, etc ;
- Obtenez les permis de stationnement et/ou de déménagement nécessaires ;
- Engagez des services de nettoyage professionnels pour nettoyer votre ancien espace de bureau le lendemain de votre déménagement.
Deux semaines avant le jour du déménagement
- Assurez-vous que vos nouveaux locaux seront entièrement prêts le jour de l’emménagement (câblage, systèmes de chauffage, ventilation et climatisation, systèmes de sécurité, etc.) Commandez les clés pour tous les membres de votre équipe ;
- Commencez à nettoyer et à emballer les parties communes. Demandez aux employés de ranger leurs bureaux, armoires, etc., de se débarrasser des articles devenus inutiles et de remballer tout ce qu’ils n’utiliseront pas avant le jour du déménagement ;
- Sauvegardez les documents importants et les informations de l’entreprise – Faites des copies papier de tous les documents essentiels de l’entreprise, scannez les documents importants (polices d’assurance, déclarations d’impôts, relevés bancaires, contrats juridiques, etc.), stockez les données essentielles sur des supports numériques portables ou dans le cloud, etc. Mettez en place des mots de passe sur les ordinateurs et autres appareils électroniques qui seront confiés aux déménageurs ;
- Créez une liste de contacts importants comprenant l’entreprise de déménagement de bureaux que vous avez choisie, la direction du nouveau bâtiment, les télécommunications, etc. et fournissez-en une copie à chaque membre de l’équipe ;
- Appelez les déménageurs de bureau que vous avez engagés et confirmez la date et l’heure du ramassage.
Semaine de déménagement des bureaux
- Faites une inspection approfondie de vos nouveaux locaux, confirmez que toutes vos demandes sont satisfaites et installez les plans d’étage et les étiquettes de couleur sur les murs ;
- Distribuez aux employés les nouvelles clés et cartes d’accès ;
- Assurez-vous que tous les documents confidentiels sont stockés en toute sécurité dans des caisses en plastique, scellées avec des sceaux de sécurité inviolables ;
- Débranchez les principaux appareils électroménagers et électroniques et préparez-les pour le déménagement ;
- Mettez de côté tout ce qui ne doit pas être chargé dans le camion de déménagement.
Le jour du déménagement
- Désignez des coordinateurs de déménagement qui seront sur place pendant toute la durée du déménagement et interdisez aux autres employés d’entrer dans votre ancien bureau le jour du déménagement pour éviter les blessures et les retards ;
- Rencontrez l’équipe de déménageurs et fournissez-leur toutes les informations dont ils ont besoin. Faites visiter les lieux aux déménageurs, indiquez-leur les articles spéciaux, donnez des instructions claires et restez sur place pour que vos partenaires de déménagement puissent vous joindre s’ils ont des questions ;
- Désignez une personne chargée de faire un dernier tour de l’espace libéré pour vérifier s’il n’y a pas d’objets oubliés, de dommages matériels, etc ;
- Préparez des dossiers de bienvenue pour vos employés dans le nouveau bureau.
Le déménagement d’un bureau est un défi qui ne s’arrête pas le jour du déménagement – vous devrez encore déballer vos affaires, installer vos équipements de bureau, arranger la décoration intérieure et créer une bonne atmosphère de travail dans votre nouveau bureau. De plus, vous devrez trouver un moyen de faire de ce nouveau lieu une base pour le succès futur de votre entreprise. Pourtant, maintenant que vous savez comment déménager un bureau, vous n’aurez aucun mal à planifier et à organiser un déménagement d’entreprise en douceur. Veillez simplement à avoir votre liste de contrôle pour le déménagement d’un bureau à portée de main en permanence, afin de pouvoir la consulter chaque fois que nécessaire et de vous assurer que tout se déroule comme prévu.
