Toute entreprise française qui embauche des salariés doit tenir un registre unique du personnel.
Le registre du personnel est généralement réalisé par les ressources humaines ou le comptable de l’entreprise.
Le registre du personnel doit être créé par l’employeur dès qu’il embauche un premier salarié ou stagiaire. C’est un document obligatoire. Il ne doit pas être confondu avec le Livre de paie.
Dans ce registre on retrouve de nombreuses informations sur les collaborateurs de l’entreprise :
– L’identité du salarié avec son nom, prénom, son sexe et sa nationalité, ainsi que sa date de naissance
– La date d’entrée et de sortie dans l’entreprise
– L’emploi et les qualifications du salarié
– Le type de contrat du salarié (CDD, CDI, CDDI, contrat d’apprentissage, stage…) et une mention « temps partiel » si nécessaire
– Des informations supplémentaires pour les travailleurs étrangers : justificatif d’autorisation de travailleurs
– Pour les stagiaires: Nom et prénom du tuteur et lieu de travail du stagiaire
Ce registre doit être mis à jour régulièrement, dès qu’un salarié entre sort de l’entreprise. En cas d’oubli ou d’erreur sur le registre du personnel, la société peut se voir exiger le paiement d’une amende de 750 € par salarié concerné.
Le registre unique du personnel doit être conservé au minimum cinq ans. Il peut être tenu sous un format papier ou sous un format numérique. Dans le cas de la mise en place d’un support numérique, l’entreprise doit demander l’autorisation au comité social et économique de l’entreprise.
Ce registre doit être facilement accessible et doit pouvoir être mis à la disposition des délégués du personnel, des agents de l’inspection du travail et des agents de la sécurité sociale.
