Peu de chefs d’entreprise savent que l’absence ou la mauvaise tenue du registre du personnel peut entraîner des sanctions lourdes. Obligatoire dès la première embauche, ce document joue pourtant un rôle clé dans la gestion administrative de chaque entreprise. Son contenu, sa mise à jour et ses modalités de conservation sont encadrés très strictement par le Code du travail.
Définition et champ d’application du registre du personnel
Le registre du personnel est un document qui est obligatoire pour tous les employeurs en France, quel que soit la taille de l’entreprise, son secteur d’activité ou son statut juridique.
Il a pour but de répertorier de façon chronologique l’ensemble des personnes travaillant dans l’établissement, afin d’assurer la transparence et la traçabilité des mouvements de personnel. C’est un outil indispensable à l’administration du travail, qui peut s’y référer lors de contrôles afin de vérifier le respect du droit du travail.
L’obligation de tenir un registre du personnel s’applique à toutes les entreprises, sociétés commerciales ou non, mais aussi aux associations, aux artisans, aux professions libérales ou encore aux établissements publics à caractère industriel et commercial. Peu importe que l’entreprise n’emploie qu’un seul salarié : celle-ci doit établir son registre et le conserver. Le registre concerne tous les salariés embauchés dans l’entreprise, qu’il s’agisse d’apprentis, de stagiaires ou encore de travailleurs temporaires, à temps partiel ou en CDD ou CDI.
À noter : le registre du personnel doit être tenu pour chaque établissement distinctement.
Ainsi une entreprise ayant plusieurs sites devra disposer d’un registre par site. L’objectif est une gestion locale et précise qui facilitera les contrôles de l’inspection du travail ou des organismes sociaux.
Quelles mentions obligatoires doivent figurer dans le registre du personnel ?
L’employeur doit porter, par ordre chronologique d’arrivée dans l’entreprise, les mentions suivantes (article L1221-13 du Code du travail) et ce, pour chaque salarié :
- Nom et prénom ;
- Nationalité ;
- Date de naissance ;
- Sexe ;
- Emploi occupé et qualification professionnelle ;
- Date d’entrée dans l’entreprise ;
- Date de sortie (si le salarié sort de l’entreprise) ;
- Nature et numéro du titre valant autorisation de travail (pour les travailleurs étrangers) ;
- La mention “CDD” suivie de la date de conclusion et de la durée du contrat (pour les CDD) ;
- Les mentions spéciales pour les jeunes travailleurs, les stagiaires ou intérimaires… selon la législation applicable.;
- Le lieu de travail si vous avez plusieurs établissements ;
- Le régime applicable en matière de sécurité sociale ou de retraite complémentaire (si besoin).
À savoir : le registre du personnel est mis à jour au fur et à mesure des changements intervenant dans la situation des ressources humaines (mutation, promotion, changement du contrat…).
A noter : le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique. Quelle que soit sa forme, il faut garantir l’intégrité, la confidentialité et la protection des données personnelles conformément aux exigences de la CNIL.
L’employeur qui respecte strictement ses obligations en matière de registre devra faire face à une sanction en cas de contrôle mais assurera également une gestion optimale des ressources humaines !
Quelles sont les obligations de conservation, de mise à jour et les sanctions encourues ?
L’employeur doit conserver le document pendant cinq ans à compter du départ du dernier salarié mentionné dans le registre (peu importe que le registre soit papier ou électronique).
Cela permet aux organismes de contrôle (inspection du travail, Urssaf, médecine du travail…) de disposer des informations nécessaires en cas de vérification ou d’enquête.
Il est essentiel d’assurer une mise à jour régulière.
En effet, l’ensemble des entrées et sorties de personnel, ainsi que les changements de situation qui peuvent avoir un impact sur les mentions obligatoires, doivent être reportés immédiatement (changement d’emploi, de qualification, passage à temps partiel…). Un registre obsolète ou incomplet constitue un risque juridique et administratif important pour l’employeur.
Les sanctions en cas de non-respect des obligations prévues par le Code du travail peuvent être lourdes : absence de document, non-présentation lors d’un contrôle ou mention incomplète ou inexacte des informations constituent autant d’infractions susceptibles d’être sanctionnées par une amende administrative d’un montant maximal de 750 € par salarié concerné (article R1227-7 du Code du travail). Selon la gravité des faits, d’autres sanctions peuvent intervenir (travail dissimulé, fraude…) pouvant aller jusqu’à la voie pénale.
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