Le lieu où va se dérouler le séminaire ou l’événement de votre entreprise est très important. Il ne suffit pas d’avoir une bonne idée de séminaire, il faut trouver le lieu idéal pour que cet événement soit un succès !
Mais face aux nombreuses offres et aux nombreux types de lieu que l’on peut trouver, il peut être parfois compliqué de trouver la bonne location. Avez-vous besoin d’un hôtel ? D’une salle de conférence traditionnelle ? D’un lieu atypique comme par exemple un château ?
Si les locations les plus chères peuvent paraître idéal pour tout type d’événements, ce n’est pas toujours le cas. Parfois une petite salle ou un lieu plus sobre permettra d’atteindre plus facilement les objectifs du séminaire. C’est d’ailleurs les objectifs du séminaire qu’il faut définir en premier pour trouver la bonne salle.
Bien définir les objectifs du séminaire
La première chose à faire pour réussir l’organisation d’un séminaire est de déterminer l’objectif de celui-ci. À qui s’adresse-t-il ? Quels sont les résultats attendus de ce séminaire ?
Un séminaire peut être pour un lancement d’un nouveau produit ou service, pour motiver les salariés (team building), pour former des salariés à des compétences précises, ou même pour faire l’intégration de nouveaux salariés.
Différents types de séminaires nécessitent différents équipements et un type de salle bien précis.
Planifier et organiser le séminaire
L’organisation d’un séminaire peut-être très chronophage. Le choix de la salle est un élément crucial pour cet événement.
En effet, c’est seulement après ce choix que vous allez être en mesure de communiquer sur l’événement et d’organiser l’ensemble des éléments en lien avec le séminaire ou la conférence : la restauration, l’hébergement (si cela nécessaire) , les activités après le séminaire, les chauffeurs pour se déplacer…
Il convient donc de choisir le lieu de l’événement dès que vous commencez à le préparer.
Pour trouver une salle pour votre grande réunion ou pour votre séminaire, vous pouvez consulter un site pour trouver une location. Ces sites spécialisés proposent généralement une fonction de recherche pour pouvoir trouver la salle idéale en fonction du lieu, du budget ou du nombre de participants.
Le nombre et le type de participants et le besoin en équipement
Il est nécessaire de connaître à l’avance le nombre de participants au séminaire. Il n’est pas nécessaire de prendre une grande salle si le nombre de participants est faible. Dans ce cas, une salle de réunion dans hôtel ou dans un espace atypique pourra faire l’affaire.
Selon le type de conférence ou de séminaire et selon le domaine d’activité du salarié, les équipements voulus dans la salle seront différents.
Si vous organisez un séminaire pour des développeurs informatiques, et sera nécessaire d’avoir un bon mobilier pour qu’ils puissent utiliser leurs ordinateur portables et les charger. Une bonne connexion wifi sera également une priorité.
Ce type d’équipement ne sera pas forcément nécessaire pour un séminaire d’intégration ou de team building.
Dans le cadre d’une formation, il faudra sans doute une estrade et un vidéoprojecteur avec un écran, des micros et peut-être même la possibilité de faire une conférence vidéo pour les collaborateurs qui n’auront pas pu se déplacer pour assister au séminaire.
Ainsi, il est important de faire une liste des équipements qui sont indispensable pour votre réunion.
L’accessibilité du lieu du séminaire
La situation géographique de la salle est l’un des critères les plus importants.
Où allez-vous faire votre séminaire d’entreprise ? Souhaitez-vous le faire dans la même ville que votre siège ou préférez-vous le faire dans une autre ville ?
Si tous les participants du séminaire se situe au même endroit, le choix sera évident.
Mais si vous réalisez un séminaire pour toutes vos agences au niveau national, peut-être qu’il sera plus pertinent de le réaliser au centre de la France, plutôt qu’à Paris. Il sera plus facile pour l’ensemble des participants de s’y rendre.
Enfin, la dernière question à se poser est au niveau de l’accessibilité de la salle. Le lieu est-il facilement accessible en voiture ? Les participants vont-ils se rendre sur le séminaire en voiture ou en transport en commun ? Dans ce cas, le lieu de événement devra être proche d’une gare.
Le budget de la location de salle
Enfin, dernier point, et pas des moindres, le budget alloué au séminaire. La location de la salle sera sans doute l’un des postes de dépenses le plus important avec la restauration.
Le budget d’un séminaire est très variable mais selon le type de séminaire il vous faudra dépenser une somme plus ou moins conséquente pour le lieu. Pour avoir un séminaire dans un lieu original ou insolite comme un château, une péniche, cela coûtera forcément plus cher.
Mais du choix du lieu peut découler la réussite ou l’échec de votre séminaire. Il faut donc parfois avoir un budget location de salle très important et ne pas regarder à la dépense.
Dans tous les cas, il est important de bien faire son budget et de sélectionner rapidement le lieu de votre séminaire afin de pouvoir budgétiser par la suite tout le reste de l’événement.
