Ultime démarche administrative à réaliser, pour ainsi dire, l’extrait Kbis est indispensable pour toutes les entreprises françaises. Véritable « carte d’identité » de la société, sa possession est nécessaire pour accéder à de nombreux services et effectuer certaines formalités professionnelles. Mais peu le savent, il est dorénavant possible d’obtenir un extrait Kbis gratuitement en ligne via Infogreffe.
Qu’est-ce que le kbis et à quoi sert-il ?
L’extrait Kbis (extrait K pour les personnes morales) est le document qui atteste de l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) d’une entreprise. Il s’agit du seul document qui permet d’obtenir toutes les informations du RCS relatives à une société. Considéré comme la carte d’identité de l’entreprise, il prouve l’existence légale et juridique de la société qu’il concerne, et est délivré par le greffe du Tribunal de Commerce.
Ce document est nécessaire pour justifier l’immatriculation et l’existence légale d’une société dans le cadre de démarches administratives ou commerciales. L’extrait Kbis est ainsi souvent demandé lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, mais aussi auprès des fournisseurs lorsque vous passez une commande. Celui-ci doit toujours être daté de moins de trois mois.
La durée de validité de l’extrait Kbis est donc de trois mois. C’est un justificatif régulièrement demandé dans les démarches importantes liées à la gestion d’une entreprise. Sa gratuité via des plateformes dédiées rend son accès plus simple et rapide, notamment sur MonIdenum, pour toutes les entreprises immatriculées au RCS.
Quelles entreprises sont concernées et quels sont les cas particuliers ?
Le document Kbis s’applique aux sociétés commerciales et aux personnes morales (SCI, SARL, SA, EURL…). Les personnes physiques, les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs disposent de leur côté d’un document K qui répond exactement aux mêmes besoins de justification d’immatriculation mais adapté à leur statut.
À l’inverse, les entreprises artisanales ou les professionnels libéraux n’étant pas inscrits au RCS ne peuvent bénéficier du Kbis. Ceux-ci étant généralement inscrits au registre national des entreprises (RNE), un avis de situation SIRENE avec le numéro SIREN pourra faire office de justificatif d’existence légale.
Par ailleurs, certaines structures sont dispensées de l’extrait Kbis, à savoir les associations, les agents commerciaux inscrits au RSAC ou encore les entrepreneurs du RSEIRL. L’extrait Kbis ne concerne donc que les entreprises commerciales et les sociétés, tandis que les personnes physiques commerçantes disposent d’un extrait K ou L.
Que contient l’extrait kbis ?
Document officiel qui prouve l’existence juridique d’une société immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), l’extrait Kbis fournit un aperçu détaillé et à jour des principales informations administratives, juridiques et financières de la société. Afin de mieux cerner les éléments essentiels figurant sur cet extrait, voici les mentions obligatoires et complémentaires qu’il contient :
- Le nom du greffier ayant délivré le document
- La dénomination sociale ou raison sociale de l’entreprise
- Le numéro Siren (identifiant unique de l’entreprise) ainsi que le numéro Siret pour chaque établissement
- Le code APE (Activité Principale Exercée) ou NAF (Nomenclature d’Activités Française)
- La forme juridique de la société (SARL, SA, SAS, etc.)
- Le montant du capital social souscrit et libéré
- L’adresse complète du siège social
- La durée d’existence prévue dans les statuts
- La date de création de la société
- Les activités exercées par l’entreprise, décrites de manière précise
- Le nom de domaine internet officiel de la société, lorsqu’il existe
- L’identité complète des dirigeants, administrateurs, commissaires aux comptes ainsi que leurs pouvoirs respectifs
- Les décisions judiciaires ou administratives affectant l’entreprise, notamment celles prononcées par le tribunal de commerce ;
- Les éventuelles procédures collectives en cours telles que redressement judiciaire, sauvegarde ou liquidation judiciaire.
Afin d’attester votre statut au sein d’un établissement secondaire, vous recevrez un extrait Lbis. Ce document comprend des informations semblables à celles apparaissant sur l’extrait Kbis mais adaptées à la structure spécifique de cet établissement secondaire. En certifiant la véracité des données relatives aux entreprises françaises et en garantissant leur transparence et leur fiabilité, l’extrait Kbis joue un rôle central dans la vie économique et commerciale. C’est pourquoi il est souvent exigé lors de démarches administratives, commerciales ou bancaires.
Comment obtenir l’extrait kbis (k)via infogreffe et alternatives
Tout un chacun peut demander l’extrait K ou Kbis d’une entreprise, la sienne ou celle d’un tiers. Il suffit de solliciter le greffe du tribunal de commerce, en vous rendant sur place, par voie postale ou en ligne via la plate-forme Infogreffe.Une fois ce circuit suivi, l’extrait pourra être retiré ou transmis par voie postale ou électronique. Le retrait au greffe coûte 2,69 €, l’envoi par voie postale 4,03 € et l’envoi électronique 3,37 €. Les extraits Kbis délivrés par cette procédure ne sont pas confidentiels et peuvent donc être consultés par toute personne qui le souhaite.
La demande d’extrait peut se faire en ligne sur Infogreffe mais reste payante, les demandes postales nécessitant un délai de trois jours ouvrables pour leur traitement. En cas de besoin d’assistance pour commander un extrait K ou Kbis, le site propose une aide via internet ou téléphone avec le G.I.E INFOGREFFE.
Les entreprises non immatriculées au RCS peuvent faire mention du numéro unique d’identification (Siren) de l’entreprise demandée ou joindre un justificatif d’immatriculation au RNE. Ce document est disponible gratuitement à télécharge sur l’Annuaire des entreprises.L’obtention d’un extrait Kbis gratuitement était impossible jusqu’ici. En effet, il fallait obligatoirement commander son extrait sur Infogreffe et payer le tarif applicable. Depuis 2020 toutefois, les représentants légaux d’une entreprise peuvent obtenir leur extrait Kbis gratuitement.
Depuis janvier 2023, la majorité des formalités administratives a été regroupée au sein d’un guichet unique de formalités des entreprises géré par l’INPI. Toutefois ce guichet ne délivre pas les extraits Kbis qui restent réservés aux greffes des tribunnaux de commerce et à certaines plate-formes comme Infogreffe. Pour obtenir rapidement et gratuitement son Kbis, MonIdenum est désormais la référence. Infogreffe reste la solution payante.
MonIdenum : obtenez votre extrait Kbis gratuitement
Bonne nouvelle pour toutes les sociétés immatriculées au RCS : grâce à MonIdenum, vous pouvez désormais accéder en quelques clics et gratuitement à votre Kbis. Ce service en ligne est exclusivement réservé au représentant légal de la société, qui pourra récupérer le document officiel dans un environnement sécurisé et sans frais.
A l’exception des entreprises localisées dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et Nouvelle-Calédonie qui devront se tourner directement vers le tribunal compétent. En effet, MonIdenum ne couvre pas ces territoires. Depuis 2019, le Tribunal de Commerce, avec l’appui de 134 greffiers, a développé ce service permettant de faciliter l’accès à cet important document.
Pour accéder à MonIdenum, il faut se créer un compte sur le site www.monidenum.fr. L’inscription passe par un formulaire demandant de renseigner la création d’un compte, une adresse email, un mot de passe répondant à une certaine complexité, un numéro de téléphone et le dépot d’un justificatif d’identité. Après cette étape complétée avec succès, un rapprochement automatique avec le registre du commerce permet d’accéder à l’espace personnel.
Après connexion dans son espace personnel il suffit de se rendre dans la rubrique « Kbis & Performances » pour télécharger gratuitement et sans limites autant de copies au format PDF que souhaité. Toutes les versions possèderont la même valeur juridique qu’un Kbis obtenu au greffe. Attention toutefois : MonIdenum est exclusivement réservé aux dirigeants d’entreprise. Il n’est donc pas possible d’obtenir le Kbis d’une autre société.
Risques, vigilance et conseils pratiques
Attention aux sites frauduleux proposant un extrait Kbis en ligne avec des abonnements à 59 € par mois. Soyez sûr d’utiliser les sites MonIdenum ou Infogreffe qui seuls délivrent le document avec valeur juridique.
Vous pouvez aussi obtenir un « Extrait Pappers » sur le site Pappers, gratuit. Les informations sont identiques à celles du Kbis mais le document n’a pas de valeur juridique. Il est indiqué « fourni à titre informatif ». Pappers regroupe cependant des données d’organismes publics comme l’INSEE, l’INPI ou le BODACC et permet l’accès gratuit à de nombreux document administratifs (extraits de statuts, procès-verbaux, comptes annuels, marques déposées, liste des associés…).
En pratique, vous n’aurez pas toujours besoin de l’extrait Kbis. Certaines démarches administratives ne nécessitent plus sa présentation comme la candidature à un marché public ou une demande d’autorisation d’exploitation commerciale ou dans le cadre d’une procédure de redressement judiciaire. Vous êtes encore très nombreux à utiliser le Kbis pour l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’achat de matériel dédié aux pros ou pour répondre à un appel d’offres public. Mais vous êtes dispensé de présenter votre extrait K bis pour une cinquantaine de procédures administratives déjà : la simplification administrative est en marche pour faciliter vos démarches !
