Jusqu’à présent, tenir la comptabilité d’une SARL ou d’une autre forme de société était réservé à la compétence exclusive des experts-comptables.
Mais avec la digitalisation des outils de gestion et l’automatisation des tâches, les gérants de petites sociétés peuvent désormais suivre leurs comptes avec une précision chirurgicale, en maîtrisant leur temps et leur budget.
Quel logiciel de comptabilité choisir pour une SARL ?
Le choix d’un logiciel comptable pour SARL n’est pas anodin pour gérer efficacement une SARL.
Dès l’immatriculation de l’entreprise, il faut structurer sa comptabilité comme un expert : choisir une date d’ouverture d’exercice, ouvrir les bons comptes comptables et archiver les documents de manière rigoureuse.
Si on trouve aujourd’hui pléthore d’outils sur le marché, ils ne répondent pas tous aux mêmes usages. Il convient donc de privilégier un logiciel qui propose une interface claire et intuitive à destination des dirigeants non-comptables. Certains outils sont dédiés aux TPE/PME et notamment aux SARL, proposant des modules pour la gestion des factures, la déclaration de TVA ou encore les déclarations sociales et fiscales.
Il est également indispensable de maintenir une séparation étanche entre les flux professionnels et personnels, avec par exemple un compte bancaire dédié, afin d’éviter tout risque de redressement fiscal.
Les critères essentiels d’un bon logiciel
Assurez-vous que le logiciel choisi soit conforme aux exigences françaises en matière de sécurité des données et sur le volet fiscal (norme NF203). Un bon outil doit permettre :
- La sauvegarde automatique des données
- La génération et la centralisation des journaux comptables
- L’archivage électronique des pièces justificatives
- Une assistance en ligne ou téléphonique
Les logiciels numériques permettent aujourd’hui d’accroître la souplesse et l’accessibilité, favorisant l’autonomie tout en restant en conformité avec la législation.
Faire appel à un professionnel ou gérer soi-même ?
Plusieurs options s’offrent à vous : faire appel à un expert-comptable, recruter un comptable interne ou freelance, ou opter pour des solutions de comptabilité en ligne (généralement moins de 100 €/mois, soit jusqu’à 40 % moins cher que les cabinets classiques).
Les honoraires d’expert-comptable s’établissent en moyenne entre 60 et 120 €/h, et entre 800 et 2 000 € pour un bilan annuel. Si ce n’est pas une obligation, il est tout de même recommandé de sécuriser votre gestion fiscale en faisant appel à ses services.
Pensez également à adhérer à un organisme de gestion agréé : il vous apporte aide et formation, et vous permet de bénéficier d’une réduction d’impôt sur vos frais comptables.
Enfin, choisissez un logiciel évolutif qui pourra suivre la croissance de votre société sans nécessiter de changement d’outil. N’hésitez pas à comparer les essais gratuits et les avis d’autres entrepreneurs pour faire le meilleur choix.
Automatisez votre comptabilité au quotidien grâce à votre logiciel
Le premier atout d’un logiciel de comptabilité nouvelle génération, c’est l’automatisation de certaines tâches fastidieuses.
Grâce à la connexion bancaire, l’ensemble de vos opérations est importé automatiquement et n’a donc pas besoin d’être ressaisi, ce qui réduit considérablement les erreurs. La centralisation des données est également facilitée par la reconnaissance automatique des justificatifs et la numérisation des notes de frais qui vous permettent de regrouper tous les éléments comptables au même endroit.
La gestion des factures est grandement simplifiée. Vous pouvez créer, envoyer et suivre vos factures directement dans le logiciel. Les relances automatiques pour les impayés vous font gagner un temps précieux et limitent les risques d’oubli. Vous pouvez également gérer automatiquement la TVA en générant les déclarations directement à partir des écritures comptables saisies au fil de l’eau.
À l’automatisation viennent s’ajouter de grandes tendances comme la dématérialisation, le suivi en temps réel de son activité ou encore la gestion proactive qui transforme la comptabilité en un véritable outil stratégique pour anticiper et piloter la performance de son entreprise.
Ainsi, avec l’automatisation, loin d’être une corvée, la comptabilité devient un vrai levier de pilotage pour l’entreprise. Vous accédez en temps réel à l’état de votre trésorerie, de vos charges ou encore à des tableaux de bord qui vous permettent d’anticiper vos besoins voire vos investissements. Certains logiciels vont même jusqu’à intégrer une intelligence artificielle capable d’apprendre vos habitudes pour vous proposer des affectations automatiques toujours plus pertinentes au fur et à mesure du temps.
Quelles sont les obligations comptables et les pièces à conserver en SARL ?
Comme société commerciale, la SARL doit respecter des obligations comptables.
Elle doit :
- Tenir une comptabilité régulière et sincère
- Enregistrer chronologiquement toutes ses opérations (selon la comptabilité d’engagement obligatoire : enregistrement à l’engagement et non au paiement)
- Etablir un bilan, un compte de résultat, une annexe légale chaque année. À la clôture de chaque exercice social (comptable), ces documents doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce avec une liasse fiscale (2065 + 2033 en version simplifiée pour les petites SARL).
En plus de produire des comptes annuels, la SARL doit également tenir à jour un livre-journal, un grand livre ainsi qu’un inventaire annuel des actifs et passifs.
En outre, elle a l’obligation légale de conserver pendant au moins 10 ans l’ensemble des pièces justificatives (factures, relevés bancaires, contrats divers, notes de frais…) nécessaires à la validation de sa comptabilité. Le logiciel comptable permet d’ores et déjà de numériser et d’archiver tous vos justificatifs afin de diminuer la paperasse et sécuriser leur stockage.
Cependant, il est toujours recommandé de conserver une copie « papier » des documents importants pour faire face à un éventuel contrôle fiscal ou social. À savoir : si votre SARL dépasse deux des trois seuils suivants : bilan > 4-5 millions d’euros chiffre d’affaires > 8-10 millions d’euros plus de 50 salariés la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire.
Il ne faut pas oublier de prendre en compte les obligations spécifiques telles que la gestion des immobilisations, la déclaration de la TVA selon le régime d’imposition applicable (option pour la franchise en base possible), ou encore la tenue des registres légaux (registre des assemblées générales, registre des bénéficiaires effectifs…). Après chaque assemblée générale, un procès-verbal doit être établi et enregistré au greffe. La méconnaissance de ces obligations peut avoir de lourdes conséquences : amendes allant jusqu’à 10 000 euros, sanctions fiscales ou pénales, voire taxation d’office.
Toutefois, les petites SARL peuvent bénéficier d’allègements de présentation des comptes.
La routine hebdo, mensuelle et annuelle à suivre pour une comptabilité au carré
Pour garantir la bonne santé de votre entreprise et éviter les erreurs compromettantes, il est indispensable d’installer une routine comptable sérieuse.
En effectuant vos tâches comptables selon une fréquence définie, vous serez plus efficace et moins stressé face aux impératifs fiscaux et sociaux.
Voici les principales actions à suivre de manière régulière pour optimiser votre suivi :
- Hebdomadaire : contrôler les opérations bancaires importées automatiquement ou manuellement, catégoriser chaque mouvement avec précision, ajouter et archiver tous les justificatifs (factures, notes de frais, reçus) et faire un point rapide sur les encaissements et décaissements significatifs.
- Mensuel : rapprocher les soldes bancaires avec les écritures comptables, vérifier la conformité des factures clients et fournisseurs, établir et déposer la déclaration de TVA dans le respect des échéances légales, analyser les indicateurs financiers (marges, seuil de rentabilité, trésorerie prévisionnelle), contrôler les éventuels retards de paiement clients et fournisseurs, réviser les budgets prévisionnels et anticiper les besoins de financement.
- Annuel : réaliser l’inventaire global des stocks et immobilisations, calculer et comptabiliser les amortissements étalés sur la durée d’utilisation, préparer les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat, annexes), convoquer l’assemblée générale aux fins d’approbation des comptes annuels, établir les déclarations fiscales annuelles (liasse fiscale), vérifier la cohérence de la gestion de la TVA sur l’ensemble de l’année et optimiser le besoin en fonds de roulement (BFR).
En complément de ces bonnes pratiques comptables au quotidien pour votre SARL il est conseillé d’investir dans un logiciel de comptabilité conforme à la taille de votre entreprise mais aussi à votre secteur d’activité.
Choisissez un outil favorisant l’automatisation des tâches récurrentes, garantissant une traçabilité des modifications effectuées (dates et utilisateurs concernés) ainsi qu’une exportation aisée des données pour votre expert-comptable.
Enfin ne négligez pas le choix de votre régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) par rapport à votre chiffre d’affaires si vous souhaitez adapter en conséquence votre organisation comptable aux exigences légales afin d’optimiser la gestion quotidienne de votre société !
