La gestion du temps et la productivité sont des éléments cruciaux dans le monde professionnel pour maintenir un niveau de performance et de concentration optimal. Avec un nombre d’heure de travail limité, il faut trouver les moyens d’en faire le plus possible dans le temps imparti. Une organisation adéquate et une efficacité au travail, en plus d’optimiser la productivité, permettent d’éviter le stress, la fatigue et d’améliorer la qualité du travail. Il existe plusieurs techniques et astuces pour structurer efficacement ses journées de travail. Dans cet article, nous vous présentons quelques conseils pour mieux gérer votre temps et travailler de manière plus productive au bureau.
Faire une seule tâche à la fois
Le multitâche est souvent considéré comme une mauvaise idée, car il peut réduire la productivité individuelle jusqu’à 40%.
Il y a trois types de multitâche : faire deux tâches en même temps, passer d’une tâche à une autre sans terminer la première, et faire rapidement au moins deux tâches l’une après l’autre.
Pour gérer le multitâche, il est conseillé de diviser les tâches complexes et de faire du multitâche uniquement avec des tâches faciles, rapides et familières. Le multitâche peut avoir des effets négatifs sur notre cerveau, comme la baisse de performance, la perte de temps et la perte d’énergie. Cependant, dans certains cas, le multitâche peut être bénéfique, mais il est important de se concentrer sur une tâche à la fois pour être plus efficace. Il est également recommandé de s’assurer que la charge de travail est équitablement répartie entre les membres de l’équipe et de déléguer les tâches aux personnes les plus compétentes. Enfin, il est important de définir des attentes réalistes pour éviter de jongler avec trop de tâches à la fois ou de fournir un effort minimal pour chacune d’elles.
Créer des listes de tâches à accomplir (to-do list)
Diverses méthodes et outils existent pour optimiser la journée de travail et accroître la productivité. La to-do list est bien sûr un classique pour bien gérer son temps. Vous pouvez utiliser une version logicielle ou papier.
Selon Brian Tracy, un spécialiste du développement personnel, il est recommandé de débuter par la tâche la plus ardue mais la plus importante pour impacter efficacement son travail. Vous pouvez par exemple utiliser une matrice d’Eisenhower pour classer les différentes tâches selon leur priorité et leur importance. La to-do list est aussi un outil simple et efficace pour énumérer les tâches à accomplir, leur donner une priorité et les hiérarchiser. Elle permet d’organiser le travail, de ne pas oublier les échéances importantes, de réduire le stress et d’augmenter la productivité. Pour qu’elle soit plus efficace, il est possible de définir les tâches en utilisant la méthode SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporel).
Les avantages de la to-do list sont multiples : organisation du travail, concentration, hiérarchisation des priorités, motivation accrue et réduction du stress mental.
Optimiser son temps grâce à des techniques de gestion efficaces
Pour réussir à gérer son temps de manière efficace, il est essentiel de faire preuve de constance et de choisir les techniques et outils qui correspondent le mieux à son mode de fonctionnement.Le mieux est d’essayer plusieurs méthodes pour trouver celle qui correspond le mieux à vous et à votre travail.
Parmi les méthodes les plus performantes, on peut citer la technique Pomodoro qui consiste à se concentrer sur une tâche pendant 25 minutes avant de faire une pause courte. Il y a aussi la stratégie du timeboxing qui implique de réaliser un travail dans un temps imparti, la méthode du time blocking qui prévoit une durée pour chaque tâche individuelle, la méthode Eat the Frog qui consiste à aborder en priorité les tâches complexes et volumineuses, et enfin le principe de Pareto qui suggère de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de déléguer les tâches secondaires. Ces méthodes ont des bases similaires : il est crucial de hiérarchiser les priorités, de savoir dire non et de savoir déléguer.
Gagner du temps en limitant les réunions
En France, les réunions sont très fréquentes et un grand nombre de salariés assistent à 10 réunions de 45 minutes par semaine, ce qui équivaut à une journée de travail. Cependant, selon 71% des cadres, ces réunions sont inefficaces et ne permettent pas de prendre de réelles décisions. Pour le reste des réunions qui sont considérées comme productives, beaucoup de réunion n’ont pas d’ordre du jour et beaucoup de salariés ne voient pas l’intérêt d’y assister. Elles peuvent même être contre-productives en raison d’un temps de parole mal réparti, d’un manque de concentration et d’engagement des salariés, et d’une préparation insuffisante. Il est donc important de savoir refuser les réunions inutiles et d’utiliser d’autres méthodes plus efficaces pour partager des informations. En cas de réunion inutile ou qui s’éternise, il est conseillé d’utiliser son smartphone ou son ordinateur portable de manière productive.
Il est également recommandé de consacrer une journée par semaine sans réunion pour permettre aux salariés de se concentrer sur leur travail et de bloquer des plages horaires pour éviter les interruptions.
Se concentrer efficacement en se déconnectant consciemment
Il est nécessaire de se déconnecter numériquement afin d’optimiser son temps et sa productivité. La consultation fréquente des messages et notifications peut être une source de déconcentration, une forme de procrastination et une perte d’énergie inutile. Pour être efficace, il est recommandé de limiter la consultation des e-mails personnels à deux fois par jour, de trier les messages reçus et de désactiver les notifications sur les appareils, sur les logiciels de messagerie comme teams…
Car être trop connecté peut avoir des effets négatifs. Les effets négatifs de l’hyperconnectivité sont la perte de concentration, la diminution de la capacité d’analyse et de réflexion, le stress. Pour éviter ces effets, il est conseillé de prendre des pauses régulières pour se déconnecter, ce qui peut améliorer la productivité, la motivation, l’organisation et réduire le temps passé sur les écrans. Il faut que chaque salarié réussisse à trouver un équilibre entre l’utilisation des outils numériques et la déconnexion pour améliorer la qualité de vie au travail.
