La digitalisation est de plus en plus en vogue dans les sociétés. C’est dans un premier temps pour faire des économies financières mais également pour favoriser le respect de l’environnement. Cependant, certains documents sont tellement confidentiels qu’il est parfois compliqué de les digitaliser. C’est ce qu’Arkevia, un coffre-fort numérique, apporte à toutes les entreprises et les salariés.
Cette solution est proposé par l’entreprise Cegedim.
Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur le coffre-fort numérique et électronique Arkevia ainsi que les avantages de son utilisation. Bien entendu, si cet article est focalisé sur ce service, nous vous invitons à regarder et comparer tous les autres services existant tel que digiposte.
Comprendre le concept d’Arkevia
Qu’est-ce qu’Arkevia ?
Arkevia est un coffre-fort numérique et électronique qui permet de stocker de manière sécurisée des documents professionnels et personnels. Cette plateforme évite les pertes de données et le piratage des informations personnelles. Il est possible de sauvegarder tous ses documents sur Arkevia. Cette plateforme révolutionne la digitalisation en entreprise. Chaque utilisateur a un seul coffre-fort et seule son identité numéro débloque l’espace. Arkevia permet également d’éviter tous les papiers qui s’entassent dans les placards ainsi que d’éviter la perte des documents importants.
Qui est concerné par Arkevia ?
Arkevia pour l’employeur
Arkevia permet à l’employeur de partager tous les documents liant l’entreprise et le salarié. Conforme à la Réglementation Générale de Protection des Données (RGPD), l’employeur pourra déposer des documents sensibles sur l’espace des salariés tout en étant sécurisé. Les documents sont conservés indéfiniment sur l’espace du salarié. Cela permet à l’employeur d’optimiser ses coûts de distribution des bulletins de paie. En effet, cela peut parfois avoir un coût important surtout s’ils sont communiqués par voie postale. Si l’employeur veut mettre en place un coffre-fort numérique comme Arkevia, il devra informer les salariés au préalable. Cela n’est pas pour obtenir leur approbation, c’est simplement pour les informer.
Arkevia pour les salariés
Un coffre-fort numérique comme Arkevia est une aubaine pour salariés. En effet, ils peuvent avoir au même endroit tous leurs documents personnels mais également professionnelles. Il est parfois possible que les salariés perdent leur bulletin de salaire ou autres documents. Ils pourront donc les retrouver sur leur espace, à n’importe quel moment et partout dans le monde. Les salariés ont simplement besoin d’une connexion internet pour y accéder. Les documents déposés par l’employeur pourront simplement être lus et imprimés. Les salariés peuvent créer des dossiers pour ajouter des documents et trier leur espace comme ils l’entendent. Des alertes sont également envoyées aux salariés pour les prévenir d’une mise à jour ou d’un ajout de nouveaux documents.
Les avantages du coffre-fort numérique Arkevia
Une protection des données
Le coffre-fort numérique Arkevia met tout en place pour assurer la protection des données des utilisateurs. Ils évoluent tout en étant conforme à la réglementation en vigueur issue de la RGPD. Arkevia est donc une plateforme sécurisée et protégée contre le piratage et la perte de données.
Des documents légaux
Lorsqu’un document est déposé sur Arkevia, il a une valeur légale. En effet, grâce aux alertes, les différentes personnes concernées sont concernées du dépôt d’un nouveau document ou de la mise un jour un document existant. Les documents n’ont donc pas besoin de signature librement consentie pour avoir une valeur aux yeux de la loi.
Un gain de temps pour le service RH
Les services des Ressources Humaines sont en constante communication avec les salariés et passent une grande partie du temps à transmettre des documents aux salariés. La plupart des documents sont confidentiels et sont donnés sans grande précaution. De plus, les salariés sollicitent régulièrement le service des Ressources humaines pour obtenir un double des documents. En ayant un coffre-fort numérique Arkevia, le service RH gagnera du temps en donnant aux salariés une accessibilité constante des documents. Cela se fait également de manière plus confidentielle que si les documents étaient donnés en mains propres ou envoyés par voie postale.
Une accessibilité facile et rapide
Le salarié peut accéder à toutes ses données simplement avec une connexion internet. La plateforme Arkevia est simple d’utilisation et permet de gérer les documents comme le souhaite le salarié. Il pourra donc récupérer quand il le souhaite récupérer des documents, même les plus anciens.
Vous avez dorénavant toutes les clés pour choisir un coffre-fort numérique comme Arkevia. Que cela soit pour les salariés ou pour les employeurs, cette plateforme est une solution qui permet de gagner du temps et d’éviter les pertes.
