Arkevia, aujourd’hui présenté au public sous le nom MyArkevia, est un coffre-fort numérique utilisé notamment pour mettre à disposition des salariés des documents dématérialisés, en particulier leurs bulletins de paie. Pour l’utilisateur, l’enjeu n’est pas de comprendre un logiciel RH dans son ensemble : il s’agit surtout de réussir sa première connexion, retrouver son espace, récupérer un mot de passe oublié et télécharger ses fiches de paie.
Le portail officiel actuellement accessible est www.myarkevia.com. Des internautes recherchent encore « www.arkevia.com », voire la requête dupliquée « www.arkevia.com www.arkevia.com ». Lors de notre vérification, le domaine arkevia.com ne correspondait pas au portail de connexion public. Il faut donc éviter les pages intermédiaires et partir du site MyArkevia lorsque l’objectif est d’accéder à son coffre.
Arkevia coffre fort : à quoi sert l’espace salarié ?
Le coffre-fort Arkevia permet de consulter et de conserver des documents dématérialisés dans un espace personnel. Dans le contexte professionnel, l’usage le plus courant est la réception des bulletins de salaire transmis sous forme électronique par l’employeur. L’offre de dématérialisation RH de Cegedim Business Services prévoit précisément l’archivage sécurisé des bulletins dans un coffre-fort électronique.
Il faut distinguer deux choses. D’un côté, l’employeur produit et remet le bulletin de paie. De l’autre, le coffre numérique sert à le mettre à disposition et à le conserver. Un document déposé dans un coffre-fort ne devient pas « légal » simplement parce qu’il y est stocké : la validité du bulletin dépend de son contenu, de son origine et du respect des règles applicables. Le Code du travail exige notamment que la remise électronique garantisse l’intégrité du document, sa disponibilité et la confidentialité des données.
Arkevia n’est pas le seul coffre-fort numérique disponible. Digiposte, proposé par La Poste, est une solution distincte qui permet également de recevoir et conserver des documents. Pour les bulletins transmis par l’employeur, le salarié utilise toutefois le dispositif mis en place dans l’entreprise, sous réserve de son droit d’opposition à la remise électronique.
Les recherches « arkevia coffre », « arkevia fiche de paie », « arkevia bulletin de paie », « e-bulletins arkevia » ou « e bulletins arkevia » renvoient donc au même besoin pratique : accéder aux documents que l’employeur a placés à disposition dans le coffre.
Arkevia connexion : première activation et accès au compte
La connexion Arkevia dépend d’abord de l’activation du compte. Les informations nécessaires à cette activation sont communiquées dans le cadre de la mise en place du service par l’employeur. L’interface pouvant évoluer, il est préférable de suivre les indications affichées sur le portail officiel et celles contenues dans le document d’activation fourni par le service RH, plutôt que de recopier des libellés trouvés sur un ancien tutoriel.
- Ouvrir le portail officiel MyArkevia. Saisissez directement www.myarkevia.com dans le navigateur. Cette précaution limite le risque d’arriver sur une page tierce qui explique le service sans donner accès au véritable espace.
- Choisir le parcours de première activation. Si le coffre n’a encore jamais été activé, utilisez l’option d’inscription ou d’activation proposée par le portail.
- Renseigner les informations transmises par l’employeur. Selon le dispositif remis par l’entreprise, il peut s’agir d’identifiants d’activation, d’un matricule ou d’un code confidentiel. Il ne faut pas inventer ces données : elles proviennent du dispositif RH de l’employeur.
- Créer l’accès personnel demandé. Le portail peut demander de renseigner une adresse électronique et de définir un mot de passe. Utilisez une adresse personnelle durable lorsque le parcours le permet, afin de ne pas dépendre d’une adresse professionnelle qui pourrait être désactivée après un départ.
- Valider les étapes affichées. Lisez les conditions et informations relatives au service, puis finalisez l’activation selon les instructions du portail.
- Se reconnecter avec l’accès personnel créé. Une fois le compte actif, l’utilisateur peut revenir sur MyArkevia et ouvrir son espace avec les identifiants associés au coffre.
La recherche « mon espace arkevia » conduit souvent à des guides tiers. Pour une connexion réelle, il convient de privilégier le portail officiel. Les variantes « arkevi » ou « akevia » sont des fautes de saisie fréquentes : elles ne désignent pas un autre service.
Identifiant ou mot de passe Arkevia oublié : que faire ?
Un problème d’accès n’a pas toujours la même cause. Si le mot de passe a été oublié mais que l’adresse électronique rattachée au compte est connue et toujours accessible, utilisez la fonction de récupération proposée sur la page de connexion officielle. Le lien reçu permet normalement de définir un nouvel accès après vérification.
Si l’adresse utilisée lors de l’activation n’est plus accessible, si l’utilisateur ne sait plus quelle adresse est associée au coffre ou si les informations de première activation sont refusées, la récupération automatique peut ne pas suffire. Dans ce cas, il est utile de distinguer le responsable à contacter :
- pour un code d’activation, un matricule ou un bulletin manquant, le service RH ou paie de l’employeur est généralement le premier interlocuteur ;
- pour un problème technique d’accès à un coffre déjà activé, Cegedim Business Services propose un canal de contact officiel comprenant une rubrique de support Arkevia ;
- en cas de doute sur l’identité du site, ne transmettez jamais un mot de passe ou un code confidentiel à un blog, à un annuaire ou à une page non officielle.
La requête « contacter arkevia coffre-fort » peut ainsi recouvrir deux situations très différentes. Le prestataire peut aider sur l’accès technique au service, tandis que l’employeur reste la source à privilégier lorsque le problème concerne les données RH ou la mise à disposition d’un document.
Retrouver et télécharger une fiche de paie dans Arkevia
Une fois connecté, recherchez la zone consacrée aux documents ou aux bulletins reçus. Les intitulés exacts peuvent changer avec les versions de l’interface, mais le principe reste le même : les documents transmis par l’employeur sont consultables dans l’espace du titulaire et peuvent être récupérés.
- Connectez-vous au coffre personnel.
- Ouvrez la rubrique contenant les documents reçus ou les bulletins de paie.
- Utilisez, si nécessaire, le classement par date, dossier ou employeur pour retrouver la période recherchée.
- Ouvrez le bulletin afin de vérifier qu’il correspond bien au mois et à l’employeur souhaités.
- Utilisez la fonction de téléchargement proposée par le service pour enregistrer une copie sur votre ordinateur ou un support personnel.
Le droit applicable aux bulletins électroniques impose que l’utilisateur puisse récupérer l’intégralité de ses bulletins à tout moment, sans manipulation complexe ou répétitive et dans un format électronique structuré et couramment utilisé. Cette règle est particulièrement importante lorsqu’il faut récupérer plusieurs années d’archives.
Pour lire certains éléments figurant sur la fiche, notamment lorsque l’entreprise convertit une durée en centièmes, notre guide sur les centiemes d’heure sur un bulletin peut également être utile.
Comment retrouver d’anciens bulletins de paie ?
Un ancien bulletin déjà remis sous forme électronique ne devrait pas disparaître simplement parce que le contrat de travail est terminé. La réglementation impose une disponibilité de longue durée pour les bulletins électroniques. Si le document recherché ne s’affiche pas, commencez par vérifier les filtres, les années disponibles et les éventuels dossiers associés à un ancien employeur.
Si un mois précis n’a jamais été déposé ou si une période entière manque, contactez l’ancien employeur ou son service paie. Le coffre conserve ce qui lui a été transmis ; il ne peut pas reconstituer lui-même une fiche de paie qui n’a pas été correctement émise ou déposée. Il est prudent de télécharger périodiquement une copie locale de ses documents importants, même lorsqu’ils restent accessibles en ligne.
Conservation : 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié
La durée de conservation est souvent mal résumée. L’article D3243-8 du Code du travail prévoit que l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie électronique soit pendant 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. Cette seconde limite résulte du renvoi du texte à l’âge mentionné à l’article L1237-5, augmenté de six ans.
Il ne faut pas confondre cette obligation de disponibilité avec l’obligation de l’employeur de conserver un double de la fiche de paie dans ses propres archives. L’article L3243-4 fixe cette dernière durée à 5 ans. Pour le salarié, la fiche de paie doit par ailleurs être conservée sans limitation de durée, car elle peut servir bien plus tard pour vérifier une carrière ou faire valoir des droits.
| Situation | Règle utile |
|---|---|
| Disponibilité du bulletin électronique pour le salarié | 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, selon l’option retenue par l’employeur |
| Conservation d’un double par l’employeur | 5 ans |
| Conservation recommandée par le salarié | Sans limitation de durée |
En cas de fermeture du service de conservation ou de cessation d’activité du prestataire concerné, l’article D3243-8 prévoit aussi une information des utilisateurs au moins trois mois avant la fermeture afin qu’ils puissent récupérer leurs bulletins stockés.
Que devient Arkevia après un changement d’employeur ?
Le départ de l’entreprise ne supprime pas l’obligation de disponibilité attachée aux bulletins électroniques déjà remis. Les documents antérieurs doivent donc rester récupérables pendant la durée applicable, même si l’employeur qui les a déposés n’est plus l’employeur actuel.
En pratique, il est préférable de conserver soigneusement l’adresse électronique et le mot de passe liés au coffre personnel. Si le nouvel employeur utilise également Arkevia, ne supposez pas qu’un rattachement ou une fusion se fera automatiquement : suivez les instructions fournies par le nouveau service RH afin d’associer correctement les nouveaux dépôts à l’espace prévu. Si le nouvel employeur utilise un autre coffre-fort, les anciens bulletins Arkevia restent à gérer séparément.
Bulletin de paie électronique : le salarié peut-il refuser ?
Oui. Depuis 2017, l’employeur peut remettre le bulletin sous forme électronique sauf opposition du salarié. L’article L3243-2 du Code du travail pose ce principe. L’employeur doit informer le salarié de son droit d’opposition un mois avant la première émission électronique ou au moment de l’embauche.
Le salarié peut s’opposer à la dématérialisation avant ou après le premier bulletin électronique. Selon l’article D3243-7, cette opposition doit être notifiée à l’employeur par un moyen donnant date certaine. La demande prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trois mois suivant sa notification. Arkevia n’est donc pas « obligatoire » pour un salarié qui exerce valablement son droit d’opposition à la remise électronique.
Sécurité, confidentialité et RGPD : les points à vérifier
Une fiche de paie contient de nombreuses données personnelles et financières. Le Code du travail impose que la remise électronique soit réalisée dans des conditions garantissant l’intégrité du bulletin, sa disponibilité et la confidentialité des données. Le portail officiel MyArkevia présente de son côté le service comme un accès sécurisé aux documents dématérialisés.
Il serait néanmoins excessif d’affirmer qu’un coffre-fort numérique est « impossible à pirater ». Aucun service en ligne sérieux ne peut être présenté comme absolument invulnérable. Pour l’utilisateur, les mesures les plus simples restent essentielles : mot de passe unique, messagerie personnelle protégée, vigilance face aux faux sites de connexion et déconnexion sur un ordinateur partagé.
Le traitement des données personnelles doit également respecter le RGPD. Cela implique notamment que l’utilisateur soit informé du traitement de ses données et puisse exercer les droits prévus par la réglementation auprès de l’acteur compétent. Pour une demande liée au compte ou au support, il convient de passer par les canaux officiels du service ; pour le contenu d’une fiche de paie ou une erreur RH, l’employeur reste l’interlocuteur logique.
Questions fréquentes sur Arkevia
Comment se connecter à son coffre-fort Arkevia ?
La connexion se fait depuis le portail officiel MyArkevia avec l’accès personnel créé lors de l’activation du coffre. Pour une première connexion, utilisez les informations d’activation fournies par l’employeur et suivez le parcours affiché à l’écran.
Que faire en cas d’identifiants Arkevia oubliés ?
Utilisez d’abord la fonction de récupération proposée sur la page officielle de connexion si l’adresse électronique liée au compte est encore accessible. Si l’accès à cette adresse est perdu ou si les données d’activation posent problème, contactez le service RH pour les éléments fournis par l’employeur ou le support officiel Arkevia pour un problème technique de compte.
Comment télécharger ses bulletins de paie ?
Ouvrez l’espace contenant les documents ou les bulletins, sélectionnez la période recherchée puis utilisez la fonction de téléchargement proposée par le coffre. La réglementation prévoit que l’intégralité des bulletins électroniques puisse être récupérée à tout moment dans un format électronique couramment utilisé.
Combien de temps les bulletins sont-ils conservés ?
La disponibilité des bulletins électroniques doit être garantie pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, selon les conditions retenues par l’employeur. Cette règle ne doit pas être confondue avec les 5 ans pendant lesquels l’employeur conserve un double de la fiche de paie.
Que devient le coffre-fort en cas de changement d’employeur ?
Les bulletins déjà remis ne doivent pas perdre leur disponibilité du seul fait d’un changement d’employeur. Conservez vos accès personnels et suivez les instructions du nouveau service RH si celui-ci utilise aussi Arkevia, car le rattachement des nouveaux documents ne doit pas être supposé automatique.
Le coffre-fort numérique est-il obligatoire ?
Non, le bulletin de paie électronique n’est pas imposé au salarié qui s’y oppose. L’employeur peut choisir la dématérialisation, mais il doit informer le salarié de son droit d’opposition et traiter cette demande dans le délai prévu par le Code du travail.
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